Jag har under 20 år startat, förvärvat, investerat i och drivit företag. Idag är jag delägare i sju företag med en total omsättning på 250 mkr. Det har gett mig ovärderliga erfarenheter som jag använder både som konsult och investerare. Jag har under åren utvecklat en syn på entreprenörskap som bygger på värderingar, strategi och ekonomisk kontroll som viktiga framgångsfaktorer. Min plattform som konsult och investerare är Brain Accounting – en ekonomibyrå inriktad på ägarledda företag i storleken 10 – 100 Mkr.

Brains målgrupp stämmer väl överens med företag jag investerar i. Arbetet med att sälja Brains tjänster och sökandet efter spännande företag att investera i går därför ofta hand i hand. Nätverkande är naturligtvis en viktig del och jag ser min blogg som en möjlighet att utöka mitt nätverk. Min blogg ska mer än inspirera. Jag vill ge handfasta tips i frågor som entreprenörer vet är viktiga, men själv sällan är experter på. Ägarfrågor, ekonomi, finansiering, företagsaffärer och strategi. Läs om Brain - en tänkande ekonomibyrå.

Jag har under 20 år startat, förvärvat, investerat i och drivit företag. Idag är jag delägare i sju företag med en total omsättning på 250 mkr. Det har gett mig ovärderliga erfarenheter som jag använder både som konsult och investerare. Jag har under åren utvecklat en syn på entreprenörskap som bygger på värderingar, strategi och ekonomisk kontroll som viktiga framgångsfaktorer. Min plattform som konsult och investerare är Brain Accounting – en ekonomibyrå inriktad på ägarledda företag i storleken 10 – 100 Mkr.

Brains målgrupp stämmer väl överens med företag jag investerar i. Arbetet med att sälja Brains tjänster och sökandet efter spännande företag att investera i går därför ofta hand i hand. Nätverkande är naturligtvis en viktig del och jag ser min blogg som en möjlighet att utöka mitt nätverk. Min blogg ska mer än inspirera. Jag vill ge handfasta tips i frågor som entreprenörer vet är viktiga, men själv sällan är experter på. Ägarfrågor, ekonomi, finansiering, företagsaffärer och strategi. Läs om Brain - en tänkande ekonomibyrå.

Ekonomi & Lönsamhet

Publicerad 2016-03-15

Säkra vinsten med en Profit Protection Plan

När intäkterna blir lägre än budgeterat, innebär det nästan alltid att vinsten också minskar. Så behöver det inte vara om man kompletterar budgeten/prognosen med en färdig plan för att försvara vinsten vid fallande intäkter.

Jag satt för flera år sedan i en styrelse tillsammans med Jörgen Wennberg som var VD för ICA Banken i 12 år. Han lärde mig uttrycket Profit Protection Plan (PPP), d v s att alltid ha en plan för att upprätthålla den budgeterade vinstnivån om intäkterna skulle vika. Jag ser två tydliga positiva effekter av att ha en sådan plan:

Arbetet med planen är i sig värdefullt

När man tvingas sätta sig i ledningen och tänka igenom hur man kan spara x miljoner kronor om det verkligen skulle behövas, kommer det nästan alltid fram en mängd bra idéer på hur man kan effektivisera kostnadssidan. I många fall är idéerna så bra att det känns självklart att genomföra dem, även om intäkterna inte skulle minska. Eisenhowers gamla uttryck om att ”Plans are nothing, planning is everything”, stämmer verkligen in på denna process. Prova själva!

Man vinner tid (och därmed pengar)

Den smärtsamma processen att skära kostnader innehåller (som de flesta förändringsprocesser) tre steg: (I) Analys, (II) Beslut och (III) Implementering. Min erfarenhet är att även i ett mindre/medelstort bolag med 10-50 anställda där alla strategiska beslut fattas av en liten ledningsgrupp, kan enbart analys- och beslutsfaserna ofta ta 1-3 månader. Eftersom implementeringen, d v s att få de beslutade kostnadsbesparingarna att träda i kraft i många fall tar minst tre månader, så blir den totala tiden från det att behovet av kostnadsbesparingar identifieras till det att de träder i kraft ofta så lång att det inte får någon effekt alls på årets vinst. Genom att göra analysen och fatta besluten i förväg, så kortas den tiden ordentligt. Naturligtvis kan den exakta storleken och ordningen på besparingarna förändras beroende på de orsakerna till att planen måste verkställas, men detta är ofta enkla beslut om det finns en genomarbetad plan med möjliga besparingar att utgå ifrån.

Det finns tyvärr inga enkla recept, än mindre trollformler som förenklar processen att ta fram en PPP. Det handlar om att våga vända på alla stenar och ifrågasätta alla kostnader och sedan ställa dem mot varandra. Här är fyra tips för att få fram en bra plan:

  1. Ta bort all luft i enskilda budgetposter och lägg istället en stor gemensam post för ”Tillkommande kostnader”. Jag föredrar att kalla detta tillkommande kostnader, då posten både kan innehålla helt oförutsedda kostnader och delvis planerade kostnader, t ex i form av nyrekryteringar. Felet många gör är att man lägger in en liten buffert i varje budgetpost, då är risken mycket större att den bufferten utnyttjas. Det blir också svårare att ”återkalla” tio små buffertposter om det skulle behövas. Det är bättre att ha mycket tighta budgetposter inom varje område i kombination med en större gemensam buffertpost som man får ”ansöka” ur om man t ex vill göra en nyrekrytering, en kundaktivitet eller en utbildning som inte ligger i den ordinarie budgeten. Se till att denna post med ”Tillkommande kostnader” utgör 2-5 % av omsättningen. Om intäkterna viker, är det enkelt att minska denna post, eftersom det handlar om kostnader som inte är öronmärkta och som ingen därför heller har räknat med.
  2. Gör en tydlig prioritering bland de OH-kostnader som inte är personal. Det handlar t ex om utbildningar, konferenser, kundaktiviteter, annonsering, kontorsmaterial, hård- och mjukvara. Var extra försiktig med att ta bort kostnader som (I) skapar intäkter, (II) påverkar leveranskvaliteten och (III) motiverar nyckelmedarbetare. Tänk också på att säkerställa så korta uppsägningstider som möjligt i de eventuella avtal som finns för de kostnadsposter som ni ser som prioriterade att skära bort.
  3. Kartlägg möjligheterna att minska personalkostnaderna utan att behöva säga upp personal. Här finns flera möjligheter: (I) Minska antalet underkonsulter och timanställda, (II) se om det finns medarbetare som har sparad semester att ta ut, (III) fundera på om det finns medarbetare som kan tänka sig att ta ut föräldraledighet eller tillfälligt gå ner i tid.
  4. Se till att ha full kontroll över turordningarna om det är så att ni ändå tvingas att säga upp personal. Ta reda på vilka kostnader eventuella uppsägningar skulle medföra. Detta är processer som ofta tar alldeles för lång tid (och tar mycket energi) om man inte har tänkt igenom det i förväg.

Om ni skapar en plan med ungefär detta innehåll, kommer ni ha mycket enklare att snabbt skära kostnaderna om behovet uppstår och jag kan nästan garantera att ni dessutom kommer att hitta någon kostnad som ni beslutar att skära bort direkt.

Tillbaka

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

9 + 18 =