Så bra måste en ekonomifunktion vara – 5 steg

Under mina 20 år som entreprenör har jag genomlidit många dåliga ekonomifunktioner, både interna ekonomiansvariga och externa byråer. Det var de erfarenheterna som fick mig att själv försöka skapa Sveriges bästa ekonomibyrå när jag köpte Brain Accounting. Frågan är bara vad som är rimliga krav på en ekonomifunktion och vad det får kosta.

Jag brukar dela in de krav man bör ställa på sin ekonomifunktion i 5 olika steg. Se på dem lite som Maslows behovstrappa. Man måste uppfylla det första steget innan man kan ta klivet upp till nästa. Det är dock långt ifrån nödvändigt för alla företag att komma till högsta nivån. Normalt sett blir ekonomifunktion dyrare ju högre krav man ställer på vad den ska kunna klara av och det är inte i alla företag som behovet av en riktigt kvalificerad ekonomifunktion är så stort att det motiverar den extra kostnaden. Kanske kan nedanstående ge lite hjälp kring vilken nivå på ekonomifunktion som krävs i ditt företag.

1. Hantera betalningar på ett korrekt och säkert sätt

Det är med in- och utbetalningar av fakturor och löner som hela ekonomiarbetet börjar. Det är betalningarna som länkar ihop verksamheten med ekonomifunktionen. Här får det helt enkelt inte gå fel. Tyvärr händer det ändå att det blir fel. På Brain hade vi t ex problem med leverantörsbetalningar ett par veckor i somras i samband med att vi bytte system för fakturaskanning. Enstaka fel kan man naturligtvis leva med (så länge de rättas till) men detta är ett område där inget företag kan acceptera regelbundna fel. Det blir alldeles för kostsamt om det leder till förseningsavgifter, betalningsanmärkningar och irriterade medarbetare som fått fel lön.

2. Bokföra i enlighet med lagar och regler

När betalningarna väl är gjorda, måste allt bokföras i enlighet med lagar, regler och god redovisningssed. Här är man som entreprenör oftast helt i händerna på den som sköter ekonomin. Man bara måste förutsätta att det blir rätt. Fel i bokföringen kan bl a leda till felaktiga betalningar av moms och skatt. För många fel leder också till dyra revisionskostnader när felen måste rättas till i samband med bokslutet.

3. Regelbundet rapportera företagets ekonomiska ställning

Att bokföringen följer lagar och regler innebär inte per automatik att du som entreprenör eller VD får rapporter som du kan lita på. Förutom att rapporterna kommer i tid och med viss regelbundenhet, måste de också vara rätt avstämda och periodiserade, så att kostnader och intäkter kommer in på rätt period. Avskrivningar och investeringar måste också vara rätt bokade för att det redovisade resultatet ska stämma med verkligheten och du ska få jämförbarhet mellan månader och år.

Alla företag bör ställa krav på att ekonomihanteringen ska fungera så här långt. Det inte ens dyrare att få det rätt, snarare tvärtom. Blir det fel i Steg 1-3, så kostar det ofta så mycket tid att korrigera att det är bättre att ha en något dyrare månadslön/timarvode än att behöva betala för att någon korrigerar misstagen. Min erfarenhet är dock att bland företag med omsättning 5-25 mkr så är det enbart i ungefär hälften av dessa som allt ovanstående fungerar. Du som har en anställd/byrå som hanterar detta bra, ska alltså vara ganska nöjd. Det är tyvärr långt ifrån en självklarhet. En ekonomiansvarig med en lön på 30 – 40 tkr ska absolut förväntas klara detta, liksom alla ekonomibyråer som är vana att hantera något större kunder.

4. Ge ett kvalificerat beslutsunderlag

Här kan man dra en skiljelinje mellan det som alla företag ska kunna kräva utan att det ska behöva kosta så mycket extra och det som man måste vara beredd att betala mer för. Så fort verksamheten växer eller blir mer komplex i form av flera olika tjänster/produkter/avdelningar, så ökar kraven på ekonomifunktionen om du vill ha ett ordentligt beslutsunderlag. Här handlar det om att få hjälp att förstå vad man tjänar pengar på och vad som i bästa fall enbart går runt. De allra flesta mindre företag tjänar enbart pengar på 20-25 % av verksamheten, resten driver bara omsättning. Problemet är att man inte vet vilka produkter, tjänster, kunder, avdelningar, anställda och projekt som är lönsamma och vilka som är olönsamma. Det beror på att varken den som sköter ekonomin eller ekonomisystemet har tillräcklig ”höjd” för att sköta redovisningen på ett sätt som möjliggör rapporter som bryter ned lönsamheten på kunder, tjänster och avdelningar. Min rekommendation är att alla företag som har en verksamhet där t ex prissättning, nedlagd tid och kostnad för insatsvaror varierar på ett sådant sätt att lönsamheten blir olika för olika delar av verksamheten, ska ha en ekonomifunktion som klarar av att redovisa dessa lönsamhetsskillnader. Det kommer att hjälpa så mycket i prissättning, lönesättning, produktutveckling och förhandlingar med underleverantörer att det lönar sig, även om det kostar lite extra att få den kontrollen. En ekonomichef som klarar av detta bör ligga i lönespannet 40 – 50 tkr. Vill du outsourca ekonomifunktionen och samtidigt få bra beslutsunderlag, så ska du vara medveten om att enbart de bästa ekonomibyråerna klarar av detta. Var noga i din upphandling.

5. Vara en del av ledningsarbetet

Om ekonomichefen ska sitta i ledningen, så måste hen också bidra i det strategiska arbetet. Det kräver egenskaper, kunskaper och erfarenheter som går utöver det rena ekonomiarbetet. En ekonomichef som saknar det bör inte sitta i ledningen, utan enbart delta när ekonomin redovisas. Omvänt, så kan en riktigt duktig CFO/ekonomichef bidra med mycket i ledningsarbetet, t ex vid beslut och genomförande av kostnadsbesparingar, i diskussioner och beslut om prisförändringar, vid olika typer av investeringsbeslut och i förvärvsanalyser och DD-processer. Om ett företag upplever ett behov av den typen av stöd från ekonomifunktionen måste man också vara beredd att betala för det. En CFO/ekonomichef som klarar ovanstående ansvar och arbetsuppgifter kommer ha löneanspråk på 50 – 70 tkr/månad, beroende på storlek på bolag. Detta är knappast ett ansvar som kan läggas ut på extern ekonomifunktion. Däremot kan lite större företag kombinera en CFO som sitter i ledningen (och som sällan vill/kan sköta den löpande ekonomin själv) med att lägga ut den löpande ekonomihanteringen på en byrå. Var då noga med att det är en byrå som klarar Steg 4, så att CFO:n får bra beslutsunderlag.

Tillbaka